Muitas concorrências de software fracassam antes da primeira demonstração. Requisitos vagos geram propostas impossíveis de comparar, e a decisão acaba sendo tomada pelo preço ou pela simpatia do vendedor.
O que uma RFP precisa conter
O documento deve contar quem é a empresa, como ela opera e o que espera do sistema, em linguagem que o fornecedor consiga responder de forma objetiva.
- Contexto do negócio e objetivos do projeto
- Requisitos funcionais priorizados por criticidade
- Requisitos técnicos, de integração e de segurança
- Modelo de proposta comercial padronizado
- Cronograma e critérios de avaliação transparentes
Padronize as respostas
Exigir que todos respondam no mesmo formato, com a mesma planilha de custos e as mesmas premissas, é o que permite colocar as propostas lado a lado sem interpretação.
Conclusão
Uma RFP bem feita reduz o risco da escolha, encurta a negociação e cria o registro que dá respaldo à decisão diante da diretoria e da auditoria.
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